L'individuazione di un immobile non è sempre facile. Alle volte il disorientamento è dettato dalla insufficiente conoscenza degli uffici a cui rivolgersi per avere informazioni .

I principali uffici pubblici di riferimento sono: l'ufficio tecnico comunale, che di norma è informato sugli immobili del comune, del quartiere e della zona. L'U.T.E. - l'ufficio tecnico erariale (catasto) con sede, di norma, nel capoluogo di provincia, e la conservatoria dei registri immobiliari (l'ufficio ipoteche) anch'essa con sede nel capoluogo o, in alcuni casi, in località di riferimento della provincia.

l'U.T.E. - catasto

Il catasto, distinto tra catasto terreni (NCT) e catasto fabbricati (NCEU) ha lo scopo di censire, sia l'aspetto geometrico o topografico degli immobili e dei terreni sia quello tecnico-economico.

Il primo aspetto riguarda la misurazione e la rappresentazione grafica di ogni unità di base denominata "Particella catastale", cioè una porzione continua di terreno o fabbricato situata in un medesimo Comune, appartenente allo stesso possessore, della medesima qualità o classe e con la medesima destinazione. Pertanto se più terreni e/o fabbricati pur continui ed appartenenti allo stesso possessore, non sono della stessa classe, si formano particelle diverse. 

Le "Particelle catastali" si qualifica anche in base:
alla localizzazione indicando una ZONA espressa da un numero;
ad una valutazione tipologica ed alla destinazione assegnando una CATEGORIA che per le abitazioni è formata dalla lettera A seguita da un numero e per i garage dalla lettera C seguita sempre da un numero; 
ad una valutazione qualitativa assegnando una CLASSE contraddistinta da un numero;
alla CONSISTENZA indicando, per le abitazione, il numero dei vani considerati validi agli effetti catastali; 
alla rendita imponibile, cioè la capacità della particella catastale di creare reddito .

Documenti utili e necessari, per l'individuazione di un appartamento o di una casa sono le planimetrie catastali, tutte redatte in scala 1:200, che riportano i riferimenti identificativi relativi all'unità immobiliare in oggetto.

La Conservatoria dei registri immobiliari - ufficio ipoteche

Nella CONSERVATORIA DEI REGISTRI IMMOBILIARI sono registrati tutti gli atti riguardanti trasferimento di beni immobili, la costituzione di diritti reali immobiliari ed altri contratti sempre relativi agli immobili (ad esempio: acquisizione, usufrutto , le ipoteche, le servitù ecc.).

Si parla di TRASCRIZIONE quando nel registro vengono annotate le vicende giuridiche di un immobile come le compravendite, i contratti che costituiscono, trasferiscono, modificano diritti di usufrutto, di superficie e di enfiteusi, i contratti di locazione con durata superiore a nove anni e tutti gli altri atti previsti dall'art. 2643 del Codice Civile. 

Vi è ISCRIZIONE quando vengono annotati gli atti relativi alla costituzione di ipoteche ed altre garanzie reali. 

La Conservatoria conserva anche tutta la documentazione relativa agli atti registrati.
I Registri sono tenuti su base personale e non sulla base degli immobili oggetto dei contratti, la "storia" dei beni si ricostruisce quindi attraverso la successione dei vari proprietari. Perciò è fondamentale conoscere i dati anagrafici del soggetto-proprietario della casa, anche al fine di evitare anonimie. Quando un bene viene venduto da Tizio a Caio, viene effettuata una trascrizione contro Tizio a favore di Caio, tutte le ricerche sono quindi da effettuare in base ai nomi delle persone e non in base ai dati relativi all'immobile.

Con la trascrizione presso la Conservatoria , forma indispensabile di "pubblicità dichiarativa", la compravendita sarà opponibile a terzi.

La conservatoria dei registri e’ cosi’ divisa:

• Roma 1 – Roma citta’, atti dal 1973 in poi
• Roma 2 – Provincia di Roma, atti dal 1973 in poi
• Roma 3 – Atti prima del 1973 Roma e Provincia (non meccanizzati)

La conservatoria dei registri immobiliari e’ sita in:

• Servizio Certificazione/Consultazione - via E.Martini, 53
•  Servizio Accettazione formalita' ipotecarie - via E.Martini, 53